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• 出席データを楽に集計するのを目的に作成したシステムです。
• 本システムを利用するには、まず授業データ(科目名や開始日時など)を本システムに入力します。
• 授業中にQRコードを掲示し、これを出席者がスマホで読み取って、学籍番号・氏名・コメントを入力し、送信します。
• 複数回分の授業の出席を集計できるようになっています。
• カードリーダーなどの特別な機器を必要としませんが、出席者がスマホを所持していることが必要です。

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本システムでは、授業をシステム上で登録します。おそらく、授業科目それぞれについて1回から最大15回の授業を実施し、各回ごとに出席を取り、集計していると思いますが、1つの科目につき最大60回の授業を登録することができます。

授業は、単独の教員が1つの授業科目を実施する形式と、単独の教員が取りまとめ役となって複数教員が授業を実施する形式があります(オムニバス形式)。本システムは、両方の形式に対応しています。本使用説明では「科目担当教員」は 授業科目を担当する教員を、「授業教員」は 実際に教室で授業をする教員を指します(通常の授業形式では、科目担当教員は授業教員を兼ねますが、オムニバス形式では、科目担当教員と授業教員が異なります)。

授業はメインページで登録します。雛形エクセルシートを利用して授業情報を編集し、コピー・ペーストで入力してください。授業データの形式については下図をご覧ください。科目名が同じ授業は同じ科目に属する授業として扱われますので、年号を含めるなどして複数年の授業が混ざってしまわないようにご注意ください。授業開始日時は、授業データのソートに使われます。授業担当連絡先及び授業教員名は、オムニバス形式の授業の時に指定してください(そうでなければ空欄で大丈夫です)。また学籍番号を正規表現で指定してください。正規表現については「正規表現テストページ」をご覧ください。

メインページで授業を登録すると、1回の授業ごとに「QRコード表示ページ」へのURLが発行されます。URLは、本システムのメインメインページからアクセスできます。URLをテキストで取得するには、URLリンクを右クリックするか、メール文案にあるURLをコピーしてください。なお授業QRコード表示ページのアドレスバーから当該URLを取得することはできませんのでご注意ください。

メール文案は、オムニバス形式授業の場合に、授業実施教員に対してQRコード表示ページのURLと、本システムについての使用方法をご案内するためのものです。適宜修正してご利用ください。なおその際、QRコードのPDFをメールに添付いただけると良いと思います。

授業中、出席を取るには、このURLで「QRコード表示ページ」にアクセスします。「出席受付を開始」ボタンをクリックするとQRコードが表示されますので、出席者にスマホで読み取るよう促してください。

出席者のスマホに表示されるのは以下のような画面です。氏名、学籍番号はそれぞれ16文字まで、通信欄の文字数はおおよそ250文字です。超過分は削除されますのでご了承ください。

出席者が、氏名、学籍番号を入力し、送信すると、データベースに情報が登録されます。出席者の入力状態を確認するためには、「QRコード表示ページ」にある「再読み込み」ボタンをクリックします。これにより、登録された学籍番号の一覧(最大300人)と、登録された出席人数が表示されます(反映されるまで多少ラグがあるのでご注意ください)。出席者に、自分の学籍番号が表示されているか確認させ、「出席受付を終了」ボタンをクリックすることで、QRコードを非表示にします。

「QRコード表示ページ」下部には、学籍番号と氏名を手入力する欄がありますので必要に応じて入力を行なってください。QRコードが非表示の状態では、ページ下部に「担当教員にメール」ボタンが表示されています。これ以上出席者が増えないことが確認できたら、このボタンをクリックしてください。受け付けられた出席データがメール送信されます。

なおスマホでの出席入力ができない出席者や、遠方のスクリーンのQRコードを読み取れない出席者、あるいは、なんらかの不都合でウエブ接続ができない場合を想定して、紙媒体にQRコードを印刷して授業に持参し、回覧後手入力欄から入力すると良いと思います。本システムでは、QRコードを印刷するためのページが準備されていますので、メインページからアクセスしてください。印刷例を以下に例を示します(実際の出席登録ページにアクセスできます)。なお、このQRコードを用いる場合でも「QRコード表示ページ」で「出席受付を開始」していないと、出席入力ができません。「QRコード表示ページ」を授業中に使用しないことが事前にわかっている場合には、事前に「出席受付を開始」するようにしてください。

出席データのメール送信については、通常形式か、オムニバス形式かどうかで形式が異なります。通常形式では、学籍番号、氏名、授業コメントが、科目担当教員(つまりこのシステムのユーザー)に送られます。オムニバス形式では2つのメールが送信されます(下図)。1つは、科目担当教員と授業担当教員の両方に学籍番号、氏名を送るメール、もう1つは、授業担当教員に学籍番号、氏名、および授業コメントを送信するメールです(授業コメントは、授業担当教員のプライバシーに関わる可能性があるため、授業担当教員にのみ送信される仕様になっています)。

授業コメントは、このページからのメール送信によってのみアクセスすることができます。本システムがなんらかの不都合により停止した場合などに備えて、本データメール送信は必ず実施して下さい。

科目の全授業が終了したら、メインページの該当する科目のテーブルの「集計」ボタンを押してください。ウエブ上に集計データが表示され、またCSV形式のデータをダンロードできるようになります。なお、学籍番号、氏名は個人情報として適切に取り扱ってください。

【お願い】
本システムは、レンタルサーバーで運用されています。ユーザー数が増えるにつれて、データ容量を圧迫する可能性がありますので、授業データは、必要がなくなりましたら消去してください。なお、授業科目の最後の授業の日時から半年経過するなど十分時間が経過したと判断されるデータは管理人からユーザー登録されたメールにてご連絡後、削除させていただくことがありますのでご了承ください。

【注意】
授業出席者にはスマホなどの端末を持っていない出席者がいるかもしれません。また様々な理由により端末からの入力が困難な場合があることが想定されます。出席しているにも関わらず出席扱いにならないようなケースが出ないように十分にご配慮ください。